Thời gian là thứ đáng quý nhất trong cuộc sống. Do đó chúng ta cần biết trân trọng và sử dụng cao cho hiệu quả. Học được kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bạn sắp xếp công việc, cuộc sống một cách khoa học. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, đừng bỏ lỡ nhé!
Nội dung bài viết
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian chính là quá trình kế hoạch cũng như thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc là một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất.
Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng và kiểm soát hiệu quả thời gian, giúp phân bổ thời gian để thực hiện các công việc trở nên hợp lý và hoàn thiện hơn.
Kỹ năng quản lý thời gian càng tốt thì quỹ thời gian bạn sử dụng của bạn sẽ càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả hoàn thành chứ không dựa trên thời gian làm nhanh hay làm chậm.
Kỹ năng quản lý thời gian để làm gì?
- Tăng năng suất làm việc
Một trong những lợi thế lớn nhất của kỹ năng quản lý thời gian đó chính là cho phép chúng ta làm việc hiệu quả hơn bằng cách kiểm soát được thời gian mà chúng ta sử dụng.
Từ đó, bạn có thể tập trung tốt hơn vào các nhiệm vụ quan trọng, tăng tính hiệu quả trong công việc.
- Nhanh chóng đạt được mục tiêu
Một trong những ưu điểm lớn của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả chính là cho phép bạn đạt được thành công lớn hơn trong những nỗ lực của mình, thậm chí là bằng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Điều này cũng giúp bạn đưa ra được các quyết định hiệu quả hơn, có khả năng phân biệt cũng như ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng trong suốt quá trình làm việc của mình.
- Quản lý công việc của đội/nhóm dễ dàng
Công việc sẽ càng trở nên phức tạp và khó kiểm soát hơn khi bạn tham gia vào các công việc của nhóm, hoặc là trực tiếp quản lý một đội ngũ nào đó.
Kỹ năng quản lý thời gian lúc này sẽ phát huy hết tiềm lực, giúp bạn có thể dàn xếp ổn thỏa mọi lịch trình. Bạn sẽ nhận được rất nhiều sự tín nhiệm từ đồng đội, cũng như giúp đội nhóm của bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành được các mục tiêu.
- Giảm stress
Cuộc sống của bạn chỉ xoay quanh công việc và không có thời gian cho những sở thích cá nhân hay thời gian dành cho gia đình?
Nguyên nhân của sự tái diễn liên tục này chính là do bản thân bạn đã thiếu đi kỹ năng quản lý thời gian. Khi bạn biết sắp xếp được quỹ thời gian của mình, cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi thì cơn “stress” cũng vì thế mà dịu đi.
- Có thêm nhiều cơ hội mới
Không biết sử dụng thời gian hợp lý sẽ phá hủy đi năng suất của bạn. Điều này sẽ khiến bạn bỏ lỡ đi nhiều cơ hội công việc.
Vì vậy, hãy học cách quản lý thời gian của bản thân. Từ đó bạn sẽ biết cách tận dụng nhiều cơ hội tốt và dễ dàng thăng tiến hơn trong sự nghiệp.
Mẹo quản lý thời gian hiệu quả
- Xác định mục tiêu
Việc xác định được mục tiêu chính là kỹ năng quản lý thời gian khoa học nhất. Nếu như bạn xác định được mục tiêu rõ ràng thì bạn sẽ biết mình cần phải làm gì.
Để làm được điều này thì việc cần làm là bạn phải lên được lịch trình cụ thể khi nào sẽ hoàn thành mục tiêu đó. Chỉ có như vậy thì bạn mới có thể làm chủ được thời gian của mình và không để nó trôi qua một cách lãng phí.
- Lập kế hoạch cho mọi công việc
Nhiều nghiên cứu thực tế đã cho thấy rằng, bạn sẽ sử dụng thời gian thông minh hơn nếu như bạn luôn có kế hoạch công việc cụ thể. Vì vậy bạn nên lập kế hoạch công việc theo ngày, tuần hoặc là theo tháng để liệt kê và định hướng cho toàn bộ những công việc dự định mình cần làm.
Hãy dành thời gian vào đầu ngày, đầu tuần hoặc đầu tháng để lên kế hoạch công việc sẽ giúp cho bạn tăng hiệu suất làm việc và cân bằng được những việc quan trọng. Bạn chỉ cần bỏ ra 15 – 20 phút để lên kế hoạch nhưng nó sẽ giúp cho bạn có cơ sở để hoàn thành công việc tốt hơn.
- Đặt ra mức độ ưu tiên cho từng việc
Đối với những công việc được liệt kê thì bạn cần đặt mức độ ưu tiên cho danh sách việc cần làm. Điều này sẽ giúp bạn tập trung quỹ thời gian vào những việc thực sự quan trọng. Dựa vào mức độ ưu tiên cho từng đầu việc cụ thể, bạn sẽ cần phân bổ thời gian cũng như công sức phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ. Bắt đầu từ những công việc có tính quan trọng cao nhất đến những công việc ít được ưu tiên hơn.
Các mức độ ưu tiên bạn có thể đặt ra bao gồm: Quan trọng và khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp.
- Đặt deadline cho mọi công việc
Lên kế hoạch làm việc hay liệt kê công việc chỉ là bước đầu tiên để bạn có thể làm việc hiệu quả. Về cơ bản để có thể sử dụng thời gian hiệu quả cho tất cả các công việc thì bạn cần phải đặt thời hạn mà mình hoàn thành cho từng đầu việc.
Việc đặt thời hạn bắt buộc sẽ ép bạn đối diện với thực tế rằng bạn cần phải xác định, ước lượng thời gian cho từng công việc. Hay bạn còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc này. Khi bạn nhìn thấy vấn đề một cách tổng quát thì bạn sẽ phải sắp xếp để hoàn thành công việc cho đúng hạn.
Việc đặt deadline cho công việc còn giúp bạn tránh được thói quen xấu như trì hoãn. Bạn sẽ không phải tiêu tốn thời gian vô ích vào những việc không thực sự quan trọng. Bởi quỹ thời gian đó theo kế hoạch đã được ấn định để bạn hoàn thành công việc cụ thể.
- Tập trung làm việc trong khung “giờ vàng”
Mỗi người đều sẽ có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn các khung giờ khác. Nếu như bạn tập trung làm vào khung giờ này thì khả năng hoàn thành công việc sẽ cao hơn rất nhiều những khung giờ khác.
Có người cảm thấy tinh thần tỉnh táo và làm việc tốt nhất vào buổi sáng. Cũng có người là vào buổi chiều và có người lại tập trung tốt nhất vào buổi đêm trong không gian yên tĩnh. Bạn có thể thử khảo sát hiệu quả làm việc của chính mình trong nhiều khung giờ khác nhau để tìm ra cho mình “khung giờ vàng” nhé.
- Không làm việc “đa nhiệm”
Với một quỹ thời gian có hạn thì bạn không thể hoàn thành quá nhiều việc. Nếu cố dồn tất cả mọi việc vào một lúc thì sẽ dễ dẫn tới tình trạng việc gì cũng dở dang. Không phải mọi việc đều quan trọng và cần thiết nên bạn cần phải biết cách chọn lọc, nói “không” với những việc không tạo ra giá trị.
Khi lựa chọn được các công việc thì bạn cần xem xét các yếu tố sau để quyết định có làm hay không, ví dụ như:
– Công việc đó có phục vụ cho mục tiêu chung của bạn hay không?
– Công việc đó cần tốn bao nhiêu thời gian?
– Nếu như không làm công việc đó thì bạn có bị ảnh hưởng gì không?
- Rèn luyện tính kỷ luật của bản thân
Kỷ luật tốt sẽ tạo sức mạnh để bạn có thể hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch và đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời, để sử dụng thời gian khoa học thì bạn cũng cần tập cho bản thân tính kỷ luật cao cùng thói quen tiết kiệm thời gian.
Bạn hãy tự đặt ra một số nguyên tắc cho riêng mình và phải tuân thủ theo những nguyên tắc đó. Có thể thời gian đầu, bạn sẽ cảm thấy khó chịu, chán nản nhưng về sau bạn sẽ dần làm quen. Sống và làm việc theo khuôn khổ sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn và không phải lo chạy đua với thời gian.
Có thể thấy rằng kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng trong công việc và trong cuộc sống. Trên đây là một số mẹo quản lý thời gian mà bạn nên tham khảo. Mặc dù việc quản lý thời gian không hề đơn giản nhưng nếu bạn biết áp dụng một số bí quyết như trên thì chắc chắn sẽ sử dụng quỹ thời gian hiệu quả hơn đấy.
