Máy huỷ tài liệu dùng cho văn phòng ngày nay trở thành thiết bị không thể thiếu đối với hầu hết các doanh nghiệp bởi những ưu điểm mà chúng mang lại. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách sử dụng máy hủy tài liệu chuẩn xác và đúng cách. Bài viết sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn sử dụng máy hủy giấy đơn giản nhất để các bạn có thể phát huy tối đa khả năng của thiết bị này.
Nội dung bài viết
Giới thiệu về máy huỷ tài liệu văn phòng
Máy hủy tài liệu văn phòng hay máy hủy giấy là thiết bị sử dụng trong quy mô văn phòng. Cấu tạo máy hủy giấy bao gồm lưỡi dao, dao cắt, các bánh răng, đầu máy, thùng chứa.
Dễ dàng thấy các lưỡi dao sẽ được xếp lại đan xen lẫn nhau để khi bỏ giấy vào, motor sẽ vận hành, giấy đi qua các lưỡi dao được hủy thành vụn hoặc sợi tùy loại máy. Ngoài giấy ra, nhiều loại máy hủy tài liệu còn hủy được các chất liệu nhựa như các đĩa CD, thẻ tín dụng… thành mảnh vụn với mục đích bảo mật, xóa sạch tài liệu, ngăn chặn các mục đích xấu lấy cắp thông tin.
Hướng dẫn cách sử dụng máy hủy tài liệu đơn giản
Dưới đây là hướng dẫn sử dụng máy hủy giấy đơn giản mà ai cũng có thể làm được ngay từ lần đầu tiên.
Bước 1: Trước khi dùng máy
Đầu tiên các bạn cần đọc qua bản hướng dẫn sử dụng máy hủy tài liệu do nhà sản xuất cung cấp khi mua máy. Bạn cũng có thể nhờ sự tư vấn, hướng dẫn của các nhân viên kỹ thuật hoặc tư vấn viên chăm sóc khách hàng về những tính năng của máy, chức năng của các nút bấm trên máy để tránh việc thao tác sai trong quá trình sử dụng.
Bước 2: Cách sử dụng máy hủy giấy
Các bạn chú ý kiểm tra sự an toàn của nguồn điện. Kiểm tra xem ổ điện và chuôi cắm đã khớp với nhau hay chưa. Nếu chưa khớp thì nên cắm lại cho chắc chắn. Trong thời gian máy hủy tài liệu làm việc rất có thể sẽ gây ra hiện tượng rung lắc nhẹ, làm lỏng chốt cắm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của máy.
Kiểm tra thiết bị: Bạn nên kiểm tra kỹ từ trên xuống dưới chiếc máy, từ lưỡi dao xem có vật lạ, bụi bẩn hoặc thứ gì còn vướng vào hay không. Nếu mọi thứ đều ổn, các bạn cần đóng kín thùng rác và kiểm tra lại phích cắm và ổ điện xem mọi thứ đã an toàn chưa.
Chúng ta nên chú ý đặt máy hủy giấy cách tường khoảng 15cm, đặt máy tại nơi bằng phẳng, khô ráo và tuyệt đối không đặt gần các chất gây cháy nổ.
Trong quá trình vận hành và sử dụng máy hủy tài liệu, chúng ta cần tránh để các đồ vật khác bị cuốn vào máy. Khi sử dụng, chú ý chỉ hủy giấy với số lượng được cho phép theo các thông số chính xác từ nhà sản xuất. Tuyệt đối không nên hủy quá nhiều giấy vượt mức cho phép vì điều đó sẽ làm hỏng mất lưỡi dao của máy hủy tài liệu.
Bước 3: Sau khi sử dụng
Sau khi sử dụng máy hủy tài liệu văn phòng, các bạn nên chú ý thùng rác hủy xem đã đầy hay chưa. Nếu thùng đã đầy rồi thì bạn hãy đổ đi, sau đó vệ sinh thùng chứa. Hầu hết các thiết bị này đều ngừng hoạt động khi thùng chứa rác đầy và sẽ có thông báo ngay trên bảng điều khiển của máy. Sau khi sử dụng xong chú ý rút ổ cắm và nguồn điện đề bảo vệ máy để tránh tình trạng nguy hiểm từ điện có thể xảy ra.
>>Xem thêm: Máy hủy tài liệu công nghiệp là gì? Top 3 model bán chạy nhất
Lưu ý sau khi sử dụng máy huỷ tài liệu
Sau khi sử dụng máy hủy giấy, chúng ta nên làm vệ sinh cho máy để máy hoạt động được bền bỉ, tăng tuổi thọ cho máy. Đầu tiên các bạn cần ngắt nguồn điện của máy hủy tài liệu để đảm bảo an toàn và bắt đầu làm vệ sinh.
Theo dõi đèn báo của máy hủy tài liệu để đổ bớt thùng chứa các tài liệu đã bị hủy. Thùng rác quá đầy có thể dẫn đến tình trạng lưỡi dao bị kẹt trong khi máy đang hoạt động.
Khi vệ sinh máy các bạn nên thấm dung dịch cồn vào khăn mềm, thật cẩn thận không để dung dịch rơi vào động cơ của máy. Sau đó tiến hành lau sạch các bụi mực bám vào máy và lưỡi dao.
Chú ý khi vệ sinh máy cần lau sạch lưỡi dao vì việc sử dụng lâu ngày sẽ làm lưỡi dao dính bụi và mực, cũng như để dầu bôi trơn bám vào quá nhiều sẽ làm mòn lưỡi dao.
Thường xuyên tra dầu bôi trơn vào trục cuốn giúp cho máy vận hành êm, giảm tiếng ồn của bộ phận cắt giấy trong suốt quá trình hoạt động. Sau khi các phụ kiện đã khô ráo, chúng ta tiến hành lắp ráp lại và vận hành máy bình thường.
Vậy là vừa rồi chúng tôi đã hướng dẫn sử dụng máy hủy giấy đơn giản nhất. Thông qua bài chia sẻ này hy vọng các bạn đã hiểu hơn về cách sử dụng máy hủy tài liệu. Chúc quý vị độc giả áp dụng thành công. Nếu vẫn còn gì thắc mắc về cách sử dụng máy hủy giấy, các bạn hãy để lại bình luận bên dưới để được giải đáp nhé.
