Định dạng file PDF là một trong những định dạng file văn bản được sử dụng rất phổ biến trong công việc và học tập. Tuy nhiên không phải ai cũng thực sự hiểu rõ ý nghĩa của đuôi PDF là gì? Hay làm sao để đọc và chỉnh sửa file PDF? Bài viết dưới đây sẽ cho bạn những thông tin đáng tin cậy, đừng bỏ lỡ nhé!
Nội dung bài viết
File PDF là gì?
Bạn đang tò mò không biết bản PDF là gì? Trên thực tế thì PDF là chính viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Portable Document Format. Dịch sang tiếng Việt có nghĩa là định dạng của tài liệu di động hoặc tập tin văn bản phổ biến từ hãng Adobe Systems.
Tương tự như với định dạng Word, phiên bản PDF cũng có hỗ trợ văn bản thô với những âm thanh, hình ảnh, font chữ cùng những hiệu ứng khác.
Một văn bản PDF cho phép hiển thị tương tự nhau ở trên nhiều môi trường làm việc khác nhau. Đây được coi là một trong những ưu điểm nổi trội mà PDF mang lại. Từ đó giúp định dạng này trở nên phổ biến cho các tài liệu, báo hoặc chính sách qua mạng Internet…
Bên cạnh đó thì những file PDF còn có chứa nhiều tiện ích khác như: video, phông chữ nhúng, siêu liên kết… Bạn có thể dễ dàng bắt gặp ở những hướng dẫn sử dụng sản phẩm, các tài liệu quảng cáo, tài liệu được quét, đơn xin việc, tờ rơi, sách điện tử… đều sử dụng định dạng PDF này.
Một điểm đặc biệt nữa của file PDF chính là chúng không dựa vào những phần mềm để tạo ra chúng. Chính vì thế mà chúng không dựa trên bất cứ một hệ điều hành hay một phần cứng nào. Các file dù có được mở ở dưới thiết bị nào đi chăng nữa thì chúng đều trông rất giống nhau.
>>Xem thêm: Ebook là gì? Những điều thú vị liên quan đến Ebook
Ưu – nhược điểm của bản PDF là gì?
Ưu điểm của file PDF
Nhờ sở hữu nhiều ưu điểm tuyệt vời mà file PDF vẫn luôn được ưa chuộng sử dụng:
– Tính toàn vẹn về đồ họa: PDF sẽ hiển thị cùng một nội dung và bố cục cho dù nó có được xem trên hệ điều hành, thiết bị hay ứng dụng phần mềm nào.
– Đa chiều: Định dạng PDF cho phép bạn có thể tích hợp nhiều loại nội dung khác nhau như: văn bản, hình ảnh, đồ họa vector, video, hoạt ảnh, file âm thanh, mô hình 3D, trường tương tác, siêu liên kết và nút. Tất cả những yếu tố này có thể được kết hợp trong cùng một file PDF và nó được tổ chức dưới dạng báo cáo, bản trình bày hoặc danh mục đầu tư.
– Tiện lợi: Tất cả mọi người đều có thể dễ dàng tạo, đọc cũng như sử dụng file PDF.
– Đáng tin cậy: Cung cấp rất nhiều các tùy chọn để thiết lập những cấp độ truy cập khác nhau nhằm bảo vệ nội dung và toàn bộ tài liệu. Ví dụ như watermark, mật khẩu hoặc chữ ký số.
– Gọn nhẹ: Về mặt lý thuyết thì các file PDF có thể chứa được lượng thông tin không giới hạn tuy nhiên chúng có thể được nén thành một kích thước file để bạn dễ dàng trao đổi trong khi bạn vẫn có toàn quyền kiểm soát mức chất lượng hình ảnh.
Hạn chế của file PDF
Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì những file PDF cũng tồn tại một số nhược điểm như:
– PDF được phát triển giống như một định dạng trao đổi tài liệu. Mục đích ban đầu của nó là giữ gìn, bảo vệ nội dung và bố cục của một tài liệu bất kể là nó được xem trên nền tảng hay chương trình máy tính nào. Đây cũng chính là một trong những lý do tại sao mà các file PDF rất khó chỉnh sửa. Đôi khi việc trích xuất thông tin từ chúng cũng đang là một thách thức với nhiều người.
– Không phải tất cả các tệp PDF đều giống nhau khi mà bạn làm việc với chúng. Các loại tài liệu PDF khác nhau sẽ yêu cầu những cách làm việc khác nhau với chúng. Ví dụ như khi bạn tìm kiếm hoặc trích xuất thông tin.
Phần mềm giúp đọc tệp PDF là gì?
Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ bạn đọc được định dạng file PDF nhưng phổ biến nhất thì phải kể đến 3 cái tên sau:
Adobe Reader
Adobe Reader hay Adobe Acrobat Reader là một trong những phần mềm chuyên dụng cho phép bạn xem, chỉnh sửa, chú thích và ký tên trực tiếp trên văn bản, đồng bộ với các tệp PDF.
Adobe Reader sở hữu một số tính năng nổi bật như sau:
– Ứng dụng này được phát hành phổ biến trên hầu hết các thiết bị điện tử.
– Thao tác mở, xem, tạo liên kết cũng như chia sẻ các file PDF trên email, website hay lưu trữ trên thiết bị, tài khoản Adobe Document Cloud rất nhanh chóng.
– Xem, chỉnh sửa chú thích và viết lời bình dễ dàng nhờ có tính năng PDF Annotator.
– Phần mềm này giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi file PDF sang định dạng Word hoặc Excel.
– Tính năng bảo mật cao bằng mật khẩu cho chủ sở hữu.
Foxit Reader
Foxit Reader là một ứng dụng trên điện thoại cho phép bạn có thể quản lý các tập tin PDF tiện lợi và dễ dàng chỉnh sửa chúng tương tự như khi bạn sử dụng trên máy tính.
Foxit Reader cũng có một số tính năng nổi bật như:
– Đồng bộ, chia sẻ, quản lý, xem cũng như chỉnh sửa các file có định dạng PDF dễ dàng trên cả thiết bị và email, Bluetooth cũng như dịch vụ đám mây.
– Dễ dàng tạo và chuyển đổi các tệp PDF thành định dạng khác như Word, Excel…
– Tạo mật khẩu nhằm bảo vệ các tệp PDF quan trọng.
– Có nhiều chế độ xem như: Xem từng trang một (Single Page), xem các trang kế tiếp (Continuous Page) hay xem hình thu nhỏ (Thumbnail)…
WPS Office
Ngoài khả năng đọc cũng như tạo được các tập tin PDF thì WPS Office còn hỗ trợ người dùng chuyển đổi định dạng PDF sang Word một cách miễn phí. Nó sở hữu đầy đủ các tính năng cần thiết như như khi bạn làm việc trên máy tính. Ứng dụng này có thể sử dụng cho cả điện thoại Android và iPhone.
WPS Office có một số tính năng nổi bật như sau:
– Ứng dụng miễn phí hỗ trợ người dùng tạo và đọc file pdf, file word, excel, bài thuyết trình, file audio, scan…
– Dễ dàng chia sẻ tài liệu thông qua nhiều nền tảng trực tuyến.
– Mã hóa, lưu trữ và bảo mật những tài liệu có tính quan trọng.
Cách chuyển đổi file PDF sang Word và Excel
Nếu như bạn không muốn cài đặt phần mềm của bên thứ 3 thì có thể lựa chọn chuyển đổi các file PDF sang định dạng Word, Excel thông qua các website online một cách nhanh gọn nhất.
Cách chuyển file PDF sang Word
- Smallpdf
Smallpdf cho phép người dùng chuyển đổi qua lại giữa file PDF cùng rất nhiều các định dạng khác nhau. Bên cạnh đó bạn cũng có thực hiện nối hoặc chia nhỏ các file PDF. Do có hỗ trợ tiếng Việt nên rất dễ sử dụng.
Tuy nhiên một nhược điểm của Smallpdf là để sử dụng miễn phí thì kích thước tệp của bạn phải nhỏ hơn 15MB.
- PDF to DOC
Đây cũng là một công cụ khá đa năng và bạn có thể sử dụng nó chuyển đổi file PDF sang nhiều định dạng khác nhau như Doc, Docx, Text…
Bạn có thể chọn nhiều tệp một lần để tải lên (tối đa ở đây là 20 tệp). Đồng thời nó cũng có hỗ trợ tiếng Việt giúp mọi người sử dụng dễ dàng hơn.
- PDFCandy
Candy cũng hỗ trợ người dùng có thể chuyển đổi một cách nhanh chóng các tập tin PDF sang Word.
Bên cạnh đó thì PDFCandy còn cho phép bạn thực hiện một số thao tác với file PDF như: nối, chia nhỏ, nén, đặt bảo mật hoặc mở khóa file…
- Convert PDF to Word
Đây là công cụ giúp thực hiện chuyển đổi file PDF sang các định dạng khác như Word khá nhanh mà không bị lỗi phông.
Đặc biệt, bạn cũng có thể chuyển ảnh sang dạng văn bản với công cụ With OCR function.
Tuy nhiên nhược điểm của ứng dụng này là không hỗ trợ tiếng Việt cho người dùng nên khi sử dụng sẽ gặp đôi chút khó khăn.
Cách chuyển file PDF sang Excel
- IlovePDF
IlovePDF cũng là trang web cho phép bạn thêm nhiều tệp PDF để chuyển sang nhiều file Excel. Như vậy giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn trong việc chuyển đổi nhiều tệp PDF sang dạng Excel.
- Smallpdf
Không chỉ giúp chuyển đổi file PDF sang Word mà Smallpdf còn cho phép bạn chuyển đổi tệp PDF sang Excel một cách nhanh chóng. Bạn chỉ cần chọn tệp PDF cần đổi tại nơi bạn lưu tệp, hệ thống sẽ tự động chuyển sang dạng Excel và bạn có thể tải chúng về miễn phí.
- Freepdfconvert
Freepdfconvert là trang web không chỉ cho phép người dùng chuyển đổi tệp PDF sang Excel mà bạn còn có thể chuyển đổi PDF sang Word. Hay nó cũng hỗ trợ chuyển đổi ngược lại từ các tệp Word, Excel, PowerPoint… sang PDF.
Bạn cũng có thể bảo mật PDF của bạn bằng mật khẩu nhờ tính năng bảo vệ của Freepdfconvert.
- PDF2GO
Website này cho phép bạn chuyển đổi tệp miễn phí và nhanh chóng. Bạn chỉ cần chọn tệp cần đổi, tệp PDF của bạn sẽ được tự động chuyển sang Excel. Cùng với đó còn có nhiều tính năng điều chỉnh PDF mà bạn không nên bỏ lỡ.
- CleverPDF
Với khả năng nhận diện cấu trúc dữ liệu của tệp PDF chuyên sâu cùng với 2 cách chuyển đổi PDF sang Excel chuyên nghiệp giúp cho bạn có thêm sự lựa chọn cho việc chuyển tệp PDF sang Excel một cách hiệu quả.
Một số câu hỏi thường gặp về file PDF
PDF hoạt động như thế nào?
PDF hoạt động dựa trên nguyên tắc tập hợp tất cả các dữ liệu cần thiết của một file và làm cho nó nhẹ hơn.
Tại sao PDF lại quan trọng?
Các dữ liệu chứa trên file PDF luôn cố định và nó không phụ thuộc vào thiết bị, phần mềm hay phần cứng nào của cả người tạo cũng như người xem. Vì vậy mà PDF trở nên quan trọng bởi tính linh hoạt của nó.
Tại sao file PDF lại được sử dụng phổ biến?
Ngoài khả năng di động thì PDF còn sở hữu nhiều tính năng khác khiến cho nó trở nên phổ biến nhất hiện nay:
– Cho phép chủ sở hữu có thể cài đặt bảo mật, tinh chỉnh các chức năng hoặc nội dung tùy chọn trên file PDF.
– Có các trường điền cho phép người sở hữu có thể quản lý và chấp thuận những nội dung mà người xem thêm vào.
– Khả năng lưu trữ đa dạng từ hình ảnh, văn bản, video đến vectơ, chỉ mục với chất lượng vô cùng cao.
Như vậy bạn đã hiểu được file PDF là gì rồi đúng không nào? Định dạng văn bản này cho đến nay vẫn luôn đứng vững bởi nó sở hữu rất nhiều ưu điểm tuyệt vời. Nếu như bạn có bất kỳ thắc mắc nào khác, hãy để lại bình luận bên dưới bài viết này nhé!
