Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel đơn giản UPDATE#2021

0
773

Công việc hàng ngày của bạn gắn liền với các số liệu. Việc các dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau khó tránh khỏi việc bị trùng lặp. Xử lý các dữ liệu bị trùng nhau trong Excel chưa bao giờ đơn giản và nhanh chóng đến như vậy nếu bạn nắm được các bước cơ bản dưới đây. Hãy tham khảo ngay cách lọc dữ liệu trùng trong Excel được chúng tôi chia sẻ ngay sau đây nhé.

➥ Xem thêm:

1. Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel

1.1 Excel 2019, 2016, 2013

Những phiên bản Excel này có rất nhiều tính năng và thao tác đã được tối ưu hóa nhằm thực hiện một cách nhanh chóng và đơn giản nhất có thể. Để biết cách lọc trùng trong Excel như thế nào hãy tham khảo ngay ví dụ dưới đây:

cách lọc dữ liệu trùng trong excel
Danh sách bảng tên để lọc trùng dữ liệu

Khi nhìn vào bảng dữ liệu trên bạn sẽ thấy số thứ tự 6 và 9 có dữ liệu bị trùng nhau. Để loại bỏ một cái bạn cần thực hiện thao tác sau:

Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng dữ liệu cần lọc. Tiếp theo chọn Data và click chọn Remove Duplicates.

Bước 2: Hộp thoại Remove Duplicates hiện ra bạn sẽ có 2 lựa chọn:

cách lọc trùng trong excel
Hộp thoại Remove Duplicates
  • Select All: thực hiện lọc tất cả các trường
  • Unselect All: lựa chọn vào các trường bạn muốn lọc để thực hiện lọc.

Sau khi lựa chọn bạn sẽ nhấn OK để hoàn thành quá trình thực hiện.

Bước 3: Hộp thoại Microsoft Excel xuất hiện sẽ hiển thị số lượng mẫu trùng, số mẫu bị xóa và tổng số giá trị sửa lại sau khi đã xóa để bạn có thể nắm bắt được một cách dễ dàng. Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất.

>>> Tham khảo: Cách xuống dòng trong Excel Macbook【100% thành công】

1.2 Excel 2010, 2007

Đây là 2 phiên bản Excel đang được sử dụng rất phổ biến hiện nay. Để lọc giá trị trùng nhau trong Excel ở phiên bản này bạn có 2 cách như sau:

Cách 1: Cách tìm dữ liệu trùng trong Excel bằng Conditional Formatting

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu bị trùng cần phải lọc bỏ.

lọc giá trị trùng nhau trong excel
Mở hộp thoại Duplicate values

Bước 2: Bạn mở thẻ Home. Click chuột theo thứ tự: Conditional Formatting -> Highlight Cells Rules -> Duplicate values.

cách tìm dữ liệu trùng trong excel
Lựa chọn các thông số theo thứ tự trên

Bước 3: Hộp thoại Duplicate values xuất hiện, bạn chọn theo thứ tự sau: Duplicate -> Green Fill with Dark Green Text -> OK là hoàn tất.

Cách 2: Cách lọc tên trùng nhau trong Excel nhờ Remove Duplicates

Bước 1: Bôi đen chọn bảng dữ liệu

Bước 2: Chọn thẻ Data, tiếp theo chọn Remove Duplicates. Ở đây bạn có thể chọn lọc toàn bộ hoặc chỉ một vài trường rồi nhấn OK.

Bước 3: Hộp thoại thông báo về số lượng sẽ hiển thị, bạn nhấn OK sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo số bản ghi trùng đã bị xóa và còn lại bao nhiêu.

1.3 Excel 2003

Phiên bản này có rất nhiều hạn chế, thao tác khó khăn và hơi chậm nên hiện rất ít người sử dụng. Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel 2003 sẽ hơi phức tạp một chút.

Bước 1: Bôi đen toàn bộ phần dữ liệu cần lọc.

tìm giá trị trùng nhau trong excel
Chọn New rule

Bước 2: Chọn Conditional Formatting và chọn New rule.

Lựa chọn thông số cần lọc
Lựa chọn thông số cần lọc

Bước 3: Cửa sổ Edit Formatting rule xuất hiện. Ở đây bạn chọn Use formula to determine which cells to format. Tiếp theo nhập công thức lọc tại ô Format values where this formula is true. Cuối cùng nhấn OK xong.

➥ Xem thêm:

2. Cách xóa các dữ liệu trùng nhau trong Excel

Dưới đây là 3 cách đơn giản giúp bạn xác định dòng trùng và xóa đi.

2.1 Sử dụng phím tắt loại bỏ dữ liệu trùng

Nhìn vào bảng dưới đây bạn sẽ thấy dòng số 12, 13, 14 đang bị trùng với dòng 9, 10, 11.

cách lọc tên trùng nhau trong excel
Bảng số liệu cần lọc

Loại bỏ giá trị trùng bằng phím tắt như sau:

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để Copy toàn bộ bảng dữ liệu.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + A + M để loại bỏ giá trị trùng.

Bước 3: Click bỏ chọn ô STT + OK để loại bỏ giá trị trùng

Như vậy các dòng 12, 13, 14 sẽ bị xóa đi và chỉ giữ lại các dòng từ 1 – 11 chỉ với một vài phím tắt trên.

2.2 Dùng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel

hàm lọc trùng nhau trong excel
Hàm lọc trùng nhau trong Excel

Ở đây bạn có thể dùng hàm Countifs để xác định các dòng trùng phụ thuộc vào biến mà bạn muốn tham chiếu. Cách này giúp bạn xác định được trong bảng dữ liệu trên có tất cả có 6 dòng trùng.

Bạn có thể lọc cột Dup với điều kiện là những số lớn hơn 1. Tiếp theo chọn để xóa toàn bộ những dòng trùng này. Cách này thì những dữ liệu từ 9 – 14 sẽ bị xóa đi và chỉ giữ lại các dòng từ 1 – 8.

2.3 Lọc dữ liệu trùng nhau từ 2 cột trong Excel

Bạn muốn giữ lại một dòng dữ liệu trong nhiều dòng bị trùng thì có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Sort cột F theo thứ tự từ A – Z nhằm mục đích nhận biết các mã đang trùng nhau.

Bước 2: Sort cột G theo thứ tự từ A – Z để biết các mã trùng nhau và trùng doanh số.

Bước 3: Viết vào ô công thức hàm IF như bên dưới. Nếu Mã SP và Doanh số của dòng tham chiếu bằng với dòng phía trên thì trả về 1, được lại sẽ trả về 2. Ý nghĩa của việc sử dụng công thức này là để các dòng bị trùng trả về giá trị 2, những dòng xuất hiện lần đầu sẽ trả về giá trị 1.

hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong excel
Hàm tìm dữ liệu trùng nhau trong excel

Bước 4: Lọc các giá trị 2 và xóa.

Cách làm này được ứng dụng rất nhiều trong công việc đặc biệt là lọc những dòng trùng mà chỉ lấy những dòng có ngày gần nhất. Lưu ý: lọc cột có chứa ngày tháng năm theo mục đích cụ thể.

Trên đây là cách lọc dữ liệu trùng trong Excel đơn giản, nhanh chóng mà bạn có thể áp dụng trong học tập cũng như công việc của mình. Chúc bạn thành công!


>>> Theo dõi thêm tại website: https://dienmaytot.org/